OKR là gì?
OKRs (Objective Key Results) không phải là một công cụ mới xuất hiện mà đã được tạo nên, áp dụng lần đầu tiên vào những năm 1970. Đây là công cụ được triển khai nhằm mục đích hỗ trợ việc quản lí mục tiêu, đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, tập trung vào các nỗ lực đóng góp của cá nhân, nhóm, tổ chức và giúp tổ chức đo lường các đóng góp ấy của các thành viên để giúp tổ chức phát triển.
Tóm lại, OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể.
OKR có ý nghĩa gì?
- OKRs cho phép chúng ta “đào sâu” hơn về ý nghĩa của các con số. Việc kiểm tra kết quả của OKRs kỹ lưỡng giúp chúng ta đặt thêm nhiều câu hỏi cho các tình huống có thể xảy ra trong tương lai, hay dự đoán tương lai dựa trên các chỉ số thể hiện kết quả. Ở đây, ý nghĩa OKR mang tính kế hoạch, đó là các số liệu dự phòng và cũng là số liệu định hướng.
- OKRs là một cam kết về thời gian và nỗ lực liên tục của toàn bộ các cá nhân trong tổ chức. Chúng ta sẽ tránh khỏi tình huống đặt các mục tiêu “vô thưởng vô phạt”, đặt ra không có cá nhân hay nhóm nào thực hiện, hoặc quá khả năng của nhóm/cá nhân.OKRs chỉ được thực hiện với hiệu quả cao khi các cá nhân trong tổ chức cam kết thực hiện OKRs. Cụ thể, OKRs được cập nhật thông tin thường xuyên trong từng quý, kết quả được kiểm tra cẩn thận, kĩ lưỡng và có sự điều chỉnh các chiến lược/mô hình đang thực hiện khi cần thiết. Công việc giao kế hoạch thực hiện công việc, kiểm tra việc thực hiện công việc và hoàn thành chỉ tiêu - cam kết hoàn thành chỉ tiêu chính là nội dung chính ở phần này.
- OKRs nhấn mạnh vào nỗ lực thông qua các kết quả định lượng. Thay vì việc xem xét hàng loạt các hạng mục công việc, nhiệm vụ cần được hoàn thành, OKRs chú trọng nhiều hơn đến những việc không-được-hoàn-thành cũng như những việc được-hoàn-thành để đo lường các đóng góp cho tổ chức. Nhìn nhận một cách thực tế vào hiện trạng kết quả thực hiện công việc, các vấn đề tồn đọng cần phải giải quyết, để tìm ra phương án, tìm ra vấn đề và định hướng giải quyết vấn đề chính là nội dung ở phần này.
- Tất cả các nhân viên đều làm việc cùng nhau là một đặc điểm quan trọng của OKRs nhấn mạnh yếu tố hợp tác liên chức năng và giá trị của các nhóm trong việc tạo nên thành công của tổ chức. OKRs phải được tổ chức và sử dụng để tối ưu hoá sự hợp tác và gắn kết giữa các cá nhân trong tổ chức. Tất cả các cá nhân từ nhân viên đến quản lí đều có thể nắm vững các mục tiêu và các kết quả then chốt của tổ chức. Một tổ chức đều có những mục tiêu cụ thể, định hướng chiến lược cụ thể mà trong đó, lãnh đạo tổ chức sẽ phân nhóm hoặc phân ra các vị trí, chức danh và giao cho họ quyền và nhiệm vụ để mỗi một đội/nhóm/cá nhận thực hiện một phần công việc cụ thể trong tổng thể các công việc chung của tổ chức, để từ đó hiệu quả công việc được diễn ra bình thường. Sự phối hợp giữa các phòng/ban hay các nhóm cần phải được thực hiện theo một quy trình cụ thể, nhịp nhàng, mọi sai lệch, mọi vướng mắc cần phải tháo gỡ ngay để các hoạt động của các bộ phận khác không bị ảnh hưởng.
Ví dụ của nội dung công việc này được thể hiện như sau:
Công ty cổ phần phát triển SJK Việt Nam hoạt động với công việc chính là tư vấn đầu tư, tư vấn sở hữu trí tuệ. Công ty có định hướng phát triển mạnh với quy mô 50 - 100 nhân sự, và chia thành 2 khối chính là tư vấn đầu tư và tư vấn liên quan đến sở hữu trí tuệ. Đối với tư vấn đầu tư (mảng đầu tư trong và ngoài nước; tư vấn bất động sản; tư vấn - môi giới bất động sản) sẽ được chia thành các phòng ban như: ban kế hoạch - đầu tư; ban Kinh doanh; ban truyền thông; ban hành chính nhân sự; dưới các phòng ban sẽ có các tổ/nhóm và các nhân sự... như vậy số liệu ban đầu sẽ được xử lý bao gồm:
- Kế hoạch về nhân sự;
- Kế hoạch dòng tiền;
- Kế hoạch về dự án;
- Kế hoạch kinh doanh: Triển khai, phân công, giám sát...
- Kế hoạch phối hợp các phòng ban + quy trình...
- Kế hoạch đào tạo...
Sau khi lập, phân công, bổ nhiệm, giao quyền hạn, tính toán hiệu quả thì sẽ chuyển sang khâu triển khai + phối hợp các phòng ban.
Theo kế hoạch: Tuần - Tháng - Quý - 6 tháng - Năm thì chúng ta vừa tính toán việc triển khai thực hiện, đánh giá công việc, tính toán hiệu quả, điều chỉnh kết hoạch, sơ kết kết quả, tổng kết hoạt động và tiếp tục ra kế hoạch.
Đó là toàn bộ một chu trình hoạt động theo phần tóm tắt mà Công ty cổ phần phát triển SJK Việt Nam đưa ra. Tuy nhiên, nó chưa nói lên tất cả, bởi trong đó, mỗi một hoạt động dù lớn hay bé khi nó mang tính chất lặp đi lặp lai thì đều phải thực hiện theo quy trình và điều chỉnh quy trình cho đạt hiệu quả, chất lượng và sản lượng cao nhất. Mọi thứ sẽ được đánh giá tổng quan trên các phương diện: Về uy tín doanh nghiệp, về năng lực các nhân sự, về hiệu quả lợi nhuận/doanh thu và tốc độ tăng trưởng so với năm trước; tỷ lệ phần trăm đạt được so với kế hoạch đầu năm đưa ra... Mọi thứ sẽ phải được định lượng bằng con số cụ thể.
Các thành tố trong OKRs có thể được trình bày như sau:
- Mục tiêu (Objective) “Tôi muốn đi đâu?” Một mục tiêu là một tuyên bố mang tính định tính được thiết kế để thúc đẩy tổ chức phát triển, tiến về phía trước. Một cách đơn giản hơn, mục tiêu trả lời cho câu hỏi: “Chúng ta muốn làm điều gì?”. Một mục tiêu được viết tốt là ngắn gọn, có tính khả thi, thực hiện được trong một quý, và truyền cảm hứng cho cả nhóm.
- Ví dụ: Đối với Công ty luật TNHH SJKLAW, mục tiêu trong năm 2022 bao gồm: (i) Doanh thu: 15 tỷ đồng; lợi nhuận sau thuế là 7 tỷ đồng; (ii) Về nhân sự tăng lên số lượng 10 Luật sư chuyên môn cao; 8 chuyên viên hỗ trợ; (iii) về thương hiệu: phát triển thương hiệu trên các kênh thông tin: truyền hình, báo chí (5 kênh); (iv) Phát triển chi nhánh tại 5 tỉnh/thành phố: Hà Nội/Thanh Hóa/Đà Nẵng/Thành phố Hồ Chí Minh và Cà Mau. Theo kế hoạch đề ra, bản thân ban lãnh đạo công ty sẽ phải căn cứ vào tình hình thực tế khối lượng công việc/đầu mối việc có sẵn, dự trù được các phát sinh, chi phí tài chính, các kế hoạch sẽ được xây dựng cụ thể, định hướng rõ ràng, phân công chi tiết. Kế hoạch đảm bảo sự khả thi trong thực hiện. Trong đó: triển khai muc tiêu bằng bảng kế hoạch, bằng sự phân công, bằng quy trình thực hiện, bằng thời gian hoàn thành, bằng các yêu cầu và tiêu chuẩn...
- Kết quả then chốt (Key result) “Tôi đến đó bằng cách nào?” là một tuyên bố mang tính định lượng để đo lường sự thành công của mục tiêu được đưa ra. Đơn giản hơn, kết quả then chốt sẽ trả lời câu hỏi: “Làm thế nào chúng ta biết được chúng ta đạt được mục tiêu đã đưa ra?”. Một mục tiêu đã đưa ra thông thường sẽ phải thực hiện với nhiều giai đoạn, nhiều hoàn cảnh và đôi lúc cần phải đưa ra nhiều kế hoạch để thực hiện, nhưng cuối cùng thì tất cả mọi kế hoạch, mọi giai đoạn đều hướng về kết quả cuối cùng là số liệu định lượng mà mục tiêu đã được đề ra.
- Quay trở lại với ví dụ ở trên, chúng ta đề cập đến kế hoạch kinh doanh của Công ty Luật TNHH SJKLAW trong năm 2022. Trong đó mục tiêu là các số liệu cụ thể, rất ngắn gọn, nhưng không hề đơn giản để hoàn thành nếu không có định hướng, kế hoạch cụ thể.
- Để đảm bảo hoàn thành mục tiêu đưa ra, người lãnh đạo sẽ triển khai xây dựng kế hoạch cụ thể, phân công rõ ràng, bao gồm tính toán tất cả các nguồn lực (con người; tài chính; quan hệ...); tính toán và dự phòng rủi ro; phân công trách nhiệm, cơ chế báo cáo... Mọi thứ cần chuẩn chỉ...
Như vậy, khi doanh nghiệp đặt mục tiêu theo OKR sẽ giúp các cá nhân và tổ chức quản lý mục tiêu một cách hiệu quả hơn, từ đó đảm bảo việc phối hợp giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, đồng thời đo lường được các đóng góp để giúp tổ chức phát triển.
OKR là cách để đặt mục tiêu và quản lý mục tiêu hiệu quả, vậy để làm việc hiệu quả kết hợp tốt với các chỉ số OKR thì sao?
Câu trả lời đó chính là kết hợp OKR với Tư duy Agile, Tư duy tinh gọn để có thể đem đến kết quả làm việc tốt nhất. Làm việc theo mô hình Agile là cách làm việc linh hoạt, minh bạch, tự chủ và trao quyền. Chính vì những đặc điểm này mà trong cách doanh nghiệp luôn sử dụng song song OKR và làm việc theo phương pháp Agile.
0 Nhận xét